Co to jest i jak działa Microsoft SharePoint Server?

Microsoft SharePoint to rozwiązanie wprowadzone przez firmę Billa Gatesa, jako zbiór narzędzi, które pozwalają na tworzenie nowych pomysłów oraz rozwiązywanie wszelkich problemów, z którymi można się spotkać w środowisku biznesowym. SharePoint kładzie duży nacisk na współpracę między pracownikami, co pozwala na pełne wykorzystanie drzemiącego w nich potencjału. Przeczytaj, jak działa MS SharePoint.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

Program SharePoint firmy Microsoft to wszechstronne rozwiązanie dla organizacji, które dbają o sprawny obieg informacji. Sprawdź nasz artykuł, w którym wyjaśniamy:

• jak wykorzystać produkt SharePoint,
• w jaki sposób SharePoint Server wspiera Twoją organizację,
• dlaczego warto zainwestować w SharePoint,
• czy SharePoint Server i SharePoint Online to dwa różne produkty?

Do czego służy SharePoint Server?

SharePoint Server służy do tworzenia, zarządzania i udostępniania intranetowych witryn firmowych, dokumentów oraz procesów biznesowych wewnątrz organizacji, z pełną kontrolą nad infrastrukturą, bezpieczeństwem i konfiguracją systemu. Składa się z kilku narzędzi, które ułatwiają działanie organizacji:

• Sites — jak sama nazwa wskazuje, jest to środowisko pozwalające na tworzenie przejrzystych oraz łatwych w obsłudze stron internetowych. Można w ten sposób z łatwością opracować witryny np. dla różnych działów w firmie;
• Communities — jak wspomniano wcześniej, głównym założeniem platformy SharePoint jest wspieranie pracy zespołowej na różnych płaszczyznach. Niezależnie czy chodzi tutaj o analizowanie dokumentów, wysyłanie wiadomości, przekazywanie informacji klientom, wymianę plików (np. dokumentów, zrzutów ekranu) itd., SharePoint Server pozwala na łatwe i wygodne udostępnianie zdjęć, prezentacji itd. Dzięki temu współpraca poszczególnych grup projektowych czy klientów w danej organizacji, jest bardzo łatwa;
• Content — SharePoint cechuje również wygoda w zakresie przechowywania danych. Dzięki chmurze nie ma problemu z umieszczaniem plików na różnych serwerach. Niezależnie od ich rozmiaru, content zapisany w SharePoint jest bezpieczny i można go z łatwością modyfikować;
• Search — cechą SharePoint Server jest to, że firmy przechowują w nim dużo danych więc prędzej czy później proces ich wyszukiwania, może stać się problematyczny. Dlatego też Microsoft zaimplementował usługę "Search". Jest to zaawansowane narzędzie służące do wyszukiwania informacji;
• Insights — narzędzie to pozwala wyróżniać najważniejsze dokumenty i informacje gromadzone na serwerze firmy. Zaletą tego rozwiązania jest to, że znacznie usprawnia ono pracę nad najważniejszymi dokumentami i plikami.

Zanim zdecydujesz się na wykupienie SharePoint w wersji online, możesz skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej platformy Microsoft dla wersji Microsoft 365 Business Standard. Jeśli chcesz uzyskać więcej opcji, trzeba wykupić wersję płatną.

Czym jest SharePoint Server?

Biorąc pod uwagę mnogość narzędzi oferowanych przez SharePoint, może nasuwać się pytanie, w jaki sposób można w pełni wykorzystać wszystkie jego możliwości? SharePoint Server bardzo często używa się jako intranetu. Innymi słowy, sieci dostępnej tylko dla konkretnej grupy osób, na przykład dla pracowników danej organizacji. Sama strona jest wyświetlana z poziomu przeglądarki. Portale intranetowe są powszechnie stosowane w wielu organizacjach do współpracy przy projektach.

SharePoint Server można również wykorzystać do stworzenia serwisu społecznościowego w obrębie danej firmy. Znacznie ułatwi to przepływ informacji. Ponadto taki serwis w formie np. aplikacji na telefon czy platformy dostępnej na komputerach pracowników sprawi, że łatwiej będzie im nawiązywać pozytywne relacje. Microsoft dba również o bezpieczeństwo danych, dlatego też program SharePoint jest świetnym wyborem, zwłaszcza dla dużych firm.

Za pomocą narzędzi SharePoint możesz zadbać o komunikację w zespole, dodawanie nowych materiałów lub gotowych szablonów. Jednocześnie jest to platforma łatwa do zrozumienia, więc do jej wdrożenia i stosowania nie potrzebujesz pomocy programistów i specjalistów IT. Pomoc techniczna jest sprawniejsza w wersji online, ale również dla wersji Server bywa pomocna.

Jakie rozwiązania obejmuje program SharePoint?

"SharePoint" to nazewnictwo, które zasadniczo odnosi się do kilku produktów i technologii dostępnych w ramach aplikacji Microsoft SharePoint, a są to:

1. SharePoint Designer 2013 — jest to bezpłatny program, którego ostatnią wersję wydano w roku 2013. Pozwala on na wykonywanie zaawansowanych rozwiązań, których celem jest usprawnienie przepływu informacji i łączności biznesowej;
2. SharePoint w Microsoft 365 — jest to usługa oparta na chmurze, oferowana przez Microsoft dla różnych typów firm. To usługa cloud-based wliczona w licencję Microsoft 365 Enterprise (plan subskrypcyjny obejmujący różne usługi, w tym SharePoint);
3. SharePoint Server — czyli wersja lokalna On-Premise;
4. OneDrive — jest to program umożliwiający synchronizację dokumentów z witryny zespołu lub z usługi OneDrive w celu użycia ich później w trybie offline.

Element określany wcześniej jako Composites zastąpiły narzędzia do automatyzacji pracy – Power Apps i Power Automate.

Z punktu widzenia organizacji największe znaczenie ma program Sharepoint dla platformy Microsoft 365 albo SharePoint Server. Z jej pomocą możesz usprawnić pracę zespołową, szybko znaleźć potrzebne informacje i zapewnić sprawne działanie w obrębie organizacji. Pliki tworzone z poziomu Microsoft Office można łatwo udostępnić np. klientom lub współpracownikom. Z kolei program Microsoft OneDrive umożliwia przechowywanie zasobów w środowisku chmurowym. To dobry sposób, aby uwspólniać dokumenty i zabezpieczyć urządzenie przed działaniem osób trzecich.

Sprawdź też nasz wpis na blogu Soft360: Microsoft 365 z funkcjami AI.

Microsoft SharePoint Server z naszej oferty

Microsoft

Microsoft SharePoint Server 2016

Microsoft

Microsoft Sharepoint Server 2019

Zalety aplikacji Microsoft SharePoint

Aplikacja SharePoint ma liczne zalety, które sprawiają, że jej wdrożenie w firmie jest dobrym pomysłem. Zapoznaj się z nimi i sam decyduj czy jest to dobre rozwiązanie dla twojego przedsiębiorstwa.

Usprawnienie procesów biznesowych

Po pierwsze wdrożenie SharePoint usprawnia wszystkie procesy biznesowe zachodzące w danej organizacji. Pozwala na łatwe gromadzenie danych w dowolnej formie. Program SharePoint pozwala również na integracje procesów biznesowych i zarządzanie dostępem do zasobów. Innymi słowy, nieuprawniony użytkownik będzie miał problem z uzyskaniem dostępu do wrażliwych danych. Sharepoint jest przeznaczony do udostępniania informacji na komputerach i urządzeniach mobilnych.

Ochrona danych

Program SharePoint posiada również wbudowane zapory ogniowe i inne technologie, których zadaniem jest chronić dane przed ich wykradnięciem. SharePoint dzięki zastosowanym w nim rozwiązaniom, zapewnia również oszczędność czasu i ułatwia pracę. Ponadato umożliwia dystrybucję informacji o klientach w sposób niezwykle spójny i czytelny. Funkcje te sprawiają, że o wiele łatwiej jest budować dobre relacje z klientami, tym samym, dzięki wykorzystaniu programu SharePoint, firma staje się bardziej dopasowana do indywidualnych potrzeb klientów.

Konfiguracja narzędzia pozwala zadbać o legal compliance oraz ochronę poufności zgodnie ze standardami przyjętymi przez strony. Platformę można więc pośrednio wykorzystać do ulepszania produktów i usług.

Wsparcie AI

Firma Microsoft mocno postawiła też na sztuczną inteligencję. Korzystając z usługi Syntex możesz tworzyć modele AI Builder, które wspierają przetwarzanie dokumentów. W ten sposób program Sharepoint sam poradzi sobie np. z przetwarzaniem dokumentów o stałym szablonie, jak faktury lub zamówienia dostawy.

Tworzenie workflow

Dla dużych firm istotne znaczenie ma automatyzowanie klasycznych, powtarzalnych procesów biznesowych. Dzięki integracji Microsoft Power Automate deweloperzy mogą stworzyć zautomatyzowane przepływy pracy, które polegają na tym, że określone czynności są automatycznie uruchamiane po spełnieniu się określonego warunku.

Sharepoint vs Sharepoint Online

Program Sharepoint jest dostępny jako wersja On Premise oraz usługa chmurowa online. W pierwszym przypadku wymagane są lokalne serwery i manualne update'y, w drugim obsługa nad środowiskiem dzieje się niejako automatycznie. Wprawdzie oba rozwiązania sprawdzą się, jeśli masz wiele kont użytkowników, ale wariant chmurowy jest nieco bardziej rozbudowany:

• Wymagania sprzętowe — własne serwery w przypadku Sharepoint i usługa typu cloud-based dla wersji Online,
• utrzymanie — wymaga manualnej instalacji poprawek dla Sharepoint, podczas gdy wersje online są zasadniczo bezobsługowe,
• wsparcie AI — pojawia się wyłącznie dla wersji online,
• bezpieczeństwo — klasyczne serwery SharePoint wymagają ręcznej implmentacji zabezpieczeń w organizacji, wersja online to wsparcie Microsoft Defender for Endpoint i Entra ID,
• administracja — wersja serwerowa to osobny UX zaprojektowany specjalnie dla administratorów, Microsoft 365 Sharepoint jest dostępny w całej platformie,
• płatność — w pierwszym przypadku płatność jest wymagana z góry, w drugim klient rozlicza się cyklicznie w modelu subskrypcyjnym.

W przypadku usługi online dużym ułatwieniem jest dostępność. Zalogujesz się przy użyciu konta Microsoft 365. Można uznać, że wersja On Premise daje większą swobodę konfiguracji do indywidualnych potrzeb, podczas gdy wariant Online jest bardziej „streamline'owy".

Sharepoin Server — cena

Zakup Sharepoint Server 2019 to wydatek około 6 tysięcy złotych. W zamian otrzymujesz oprogramowanie na licencji wieczystej, z którego możesz korzystać przez dowolnie długi czas. Dostępne są też wersje CSP dla wersji chmurowej (Cloud) na licencji odnawialnej w dwóch odsłonach, Plan 1 i Plan 2 za cenę około 260 zł albo 520 zł rocznie. W zależności od rozmiaru organizacji, można wybrać wygodny plan dla siebie.

Plan 1. jest przeznaczony dla małych i średnich firm. W przypadku Plan 2. pojawiają się zupełnie nowe funkcje, jak nielimitowane miejsce w chmurze, ochrona danych Data Loss Prevention, czy zaawansowane zarządzenie zawartością.

SharePoint Server 2019 jest licencjonowany jako Server License oraz licencje User CAL/Device CAL dzielone na wersję Standard i Enterprise. Licencja CAL na jedno urządzenie lub użytkownika kosztuje około 500-600 zł.

Licencja CAL Standard zapewnia podstawową funkcjonalność SharePoint. Jedna infrastruktura jest dostępna dla wszystkich witryn, tworząc spójną platformę współpracy. Z kolei CAL Enterprise został uzupełniony o rozwiązania dla biznesu (obsługę baz danych Access i programu InfoPath), a także złożoną analizę biznesową obejmującą m.in. PerformancePoint, PowerView i Visio.

Platforma Sharepoint to uniwersalne narzędzie pozwalające na sprawną współpracę członków zespołu. Jeśli potrzebujesz dalszej pomocy w wyborze rozwiązania, sprawdź ofertę Soft360. Zapewniamy też profesjonalne doradztwo dla Twojej organizacji. Zapraszamy do skorzystania z naszej bezpłatnej konsultacji!