Jak wybrać program księgowy?

Wybór aplikacji do prowadzenia księgowości sprawą łatwą nie jest. Szczególnie gdy na rynku programów księgowych różnych rozwiązań jest jak mrowie. Podpowiadamy zatem, jak należycie wybrać dla siebie właściwy program do księgowości.

Każdy przedsiębiorca wie, że bez dobrze prowadzonej księgowości biznes daleko nie ujedzie. Rzetelna firma to terminowe wysyłanie deklaracji i formularzy do urzędu skarbowego oraz rozliczanie faktur i należności względem pracowników. Porządek w swojej firmie zaprowadzisz dzięki inwestycji w dobry program.

Przyszłość należy do programów księgowych

Kiedyś proces wystawiania faktur, obliczania pensji czy inne rozliczenia wykonywano na tzw. piechotę, co pochłaniało niemało czasu. Do tego mamy jeszcze czynnik ludzki w postaci cyklicznych błędów oraz niezrozumiałość zawiłości systemu podatkowego. Istna udręka, szczególnie dla początkujących przedsiębiorców.

Od kilku lat obserwujemy jednak istotne zmiany, które wpływają na kształt współczesnej księgowości. Postęp z jednej strony napędzają oczekiwania księgowych i przedsiębiorstw, a z drugiej mamy nieustannie zmieniający się system podatkowy. Jednym z widocznych trendów jest stopniowe przenoszenie kolejnych obszarów księgowości do sieci. Zdaniem ekspertów pełna księgowość w chmurze to przyszłość, dlatego coraz więcej podmiotów gospodarczych sięga po nowoczesne programy księgowe.

Oprogramowanie księgowe nie tylko redukuje potencjalny błąd ludzki. Przejście do księgowości online to także bezpieczeństwo danych oraz kompleksowy wgląd w prowadzoną działalność. Dla większych firm tworzy to zupełnie nowe możliwości analizy działań i generowania prognoz. Ostatnimi czasy również pandemia zmieniła w głowach przedsiębiorców myślenie o wielu sprawach.

W jaki sposób wybrać program do księgowości?

A może po prostu skorzystać z usług biura rachunkowego? Ma to sens w przypadku mniejszych działalności. Niestety biura rachunkowe niechętnie udzielają dostęp do danych nawet właścicielom firm, więc rodzi to pewne ograniczenia. Większe przedsiębiorstwa zazwyczaj mają własne działy księgowe i potrzebne im informacje uzyskują niemal od ręki.

Pozyskanie programu księgowego przez podmiot inny niż biuro rachunkowe nie jest najłatwiejsze. Należy rozważyć kilka istotnych kwestii. Po pierwsze, aby korzystać z takiego narzędzia, trzeba wykazać się specjalistyczną wiedzą z zakresu rachunkowości i księgowości, aby móc wykorzystywać takie oprogramowanie w najbardziej efektywny sposób. W przypadku programu do księgowania kolejną ważną kwestią będzie rodzaj prowadzonej działalności. Kierujemy przedsiębiorstwem produkcyjnym, handlowym, a może świadczymy określone usługi?

Od tego zależy czy wystarczy nam księga przychodów i rozchodów, albo czy musimy prowadzić np. magazyn. Najmniej wymagająca rachunkowość dotyczy firm jednoosobowych. Nie ma potrzeby prowadzenia księgowości magazynu, a także realizowania ewidencji dodatkowych pracowników, czyli szukając odpowiedniego oprogramowania, nie trzeba brać pod uwagę modułu kadry i płace. W skrócie, zastanów się: potrzebujesz realizować wyłącznie małą księgowość, czy może potrzebujesz skorzystać z pełnej księgowości?

Jaki powinien być system finansowo-księgowy?

Decydując się na program księgowy, wypada upewnić się, czy otrzymujesz najnowszą wersję. Tylko taka gwarantuje nienaganną zgodność z obowiązującymi przepisami, a te niestety w Polsce ulegają dość często zmianom. W przypadku księgowości online (tzw. e-księgowość) bieżące aktualizacje to podstawa.

Dlatego wybierając program finansowo-księgowy warto rozważyć opcje o wypracowanej renomie. Tym sposobem jest większa szansa, że będzie działać sprawnie. W oparciu o doświadczenie wiemy też, że wsparcie techniczne również jest niezwykle istotne. Często, nawet wśród najbardziej doświadczonych pracowników pojawiają się różnorodne pytania. W tym wypadku trudno przecenić możliwość konsultacji ze specjalistą.

Wiele programów posiada tzw. otwartą architekturę – możliwość współpracy z innymi modułami, np. płacowym czy sprzedaży, które usprawniają współpracę pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Daje to potencjał do rozwoju. Dlatego sięgając po dany program, należy sprawdzić, czy istnieje możliwość jego rozbudowy.

W naszej ocenie zwróć uwagę, aby efektywny program finansowo – księgowy był:

  • Przyjazny dla użytkownika – prosty w obsłudze i intuicyjny program pozwoli na efektywne zarządzanie pracownikami i biznesem.

  • Dokładny – podstawowy element dobrego oprogramowania. Solidne narzędzie musi identyfikować i korygować błędy, które mogą prowadzić do niedokładności danych.

  • Ułatwiony dostęp – podejmując wiążące decyzje, przydaje się efektywny dostęp do danych księgowych.

Dostępne programy

Mała firma lub ta rozpoczynająca działalność nie dysponuje zazwyczaj dużymi środkami. Wiele startujących biur rachunkowych i firm zadowala się tańszym programem. Praca na takim programie niestety niesie ryzyko, że nie będzie on spełniać podstawowych wymagań. Nim podejmiesz decyzję, nierzadko warto spytać o wersję demo lub zasięgnąć opinii osoby obytej w branży.

Większe przedsiębiorstwa stawiają na droższe, ale zarazem bardziej zaawansowane oprogramowanie. Liderem w Polsce jest Rewizor firmy insERT. Z innych programów popularnością cieszą się także SAGE Symfonia, Comarch ERP Optima oraz różne programy firmy Lefthand.

Księgowość od A do Z

To w rękach przedsiębiorcy leży dokładna analiza potrzeb firmy, co zdecydowanie pomoże w wyborze programu do księgowości. Prowadząc własną działalność, wypada myśleć o przyszłości. Warto dokonać wstępnej analizy procesów biznesowych w danej firmie – rozważyć strukturę organizacyjną, obieg dokumentów, informacji itp. Decyzji nie należy podejmować bez przemyślenia, bo dzięki temu unikniesz konieczności zbyt szybkiej zmiany oprogramowania.

W kategorii: Poradniki
Nawigacja

Ostatnie artykuły