Excel w księgowości i firmie, czyli przydatne funkcje i skróty klawiszowe programu Microsoft Excel

Microsoft Excel to jedno z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych w firmach, księgowości i działach finansowych. Pomaga analizować dane, przygotowywać raporty, kontrolować wydatki oraz wykonywać codzienne obliczenia. Dzięki rozbudowanym funkcjom program sprawdza się zarówno przy prostych zestawieniach, jak i bardziej zaawansowanych analizach finansowych.

Wiele osób planujących zakup oprogramowania Microsoft zaczyna od pytania: ile kosztuje sam Excel? Warto jednak sprawdzić wszystkie dostępne możliwości, ponieważ cena pojedynczej aplikacji może być zbliżona do kosztu pełnego pakietu biurowego. W zależności od potrzeb użytkownika lepszym wyborem może okazać się licencja wieczysta Microsoft Office lub elastyczny pakiet Microsoft 365 zawierający nie tylko Excel, ale również inne narzędzia potrzebne w codziennej pracy.

W tym artykule pokazujemy najważniejsze funkcje programu Microsoft Excel przydatne w księgowości i biznesie, praktyczne skróty klawiszowe oraz podpowiadamy, czy warto wybrać sam Excel, czy może lepszym wyborem będzie pakiet Office lub Microsoft 365?

Najważniejsze funkcje Excela w księgowości i firmie. Co warto znać?

Excel jest jednym z najważniejszych elementów pakietu Microsoft Office i od lat znajduje zastosowanie w firmach, księgowości oraz działach finansowych. Program pozwala nie tylko tworzyć proste zestawienia, ale również przeprowadzać analizy danych, przygotowywać raporty, kontrolować wydatki i wspierać proces podejmowania decyzji biznesowych.

Możliwości Excela są bardzo szerokie, jednak wiele osób korzysta tylko z podstawowych funkcji programu. Tymczasem znajomość odpowiednich narzędzi może znacząco usprawnić codzienną pracę i ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności. Poniżej przedstawiamy funkcje Excela, które szczególnie często wykorzystuje się w księgowości i biznesie.

Microsoft Office z naszej oferty:

Microsoft

Microsoft Office 2024 dla Użytkowników Domowych

Microsoft

Microsoft Office LTSC 2021 Professional Plus

Microsoft

Microsoft Office 2019 Professional Plus

Microsoft

Microsoft Office 2016 Standard

Tworzenie wykresów i wizualizacji danych

Czy o tej podstawowej funkcji Excela warto wspomnieć w kontekście księgowości? Oczywiście i to z kilku powodów. Praca w dziale finansowym powszechnie kojarzy się z tworzeniem tabel, w których umieszcza się dane bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia np. wynagrodzeń, wpływów z faktur lub ponoszonych kosztów. To, co jest od razu zrozumiałe dla księgowego, nie musi takie być dla pracowników innych działów.

Wykresy kołowe, słupkowe, kolumnowe czy liniowe pozwalają przystępnie zaprezentować wyniki obliczeń. W firmach wykresy są często wykorzystywane do wizualizacji danych dotyczących sprzedaży, kosztów, budżetu czy wyników finansowych, dzięki czemu raporty są łatwiejsze do odczytania również dla osób spoza działu księgowości. Graficzna forma umożliwia lepiej zrozumieć istotę problemu, jaki wystąpił w firmie lub przeciwnie — doskonale nadaje się do przedstawienia sukcesów.

Przydatne skróty klawiszowe

Obsługę wielu przydatnych funkcji Microsoft Excel bardzo ułatwia znajomość skrótów klawiszowych przypisanych do konkretnych opcji. Powszechnie znane „kopiuj-wklej” (Ctrl + C / Ctrl +V) to elementarz każdego użytkownika komputera, ale na tym nie kończy się zestawienie pomocnych połączeń. Warto znać chociażby kombinację Ctrl + Shift + strzałka, która pozwala szybko zaznaczać zakres danych w tabelach i dużych arkuszach. Natomiast Alt + znak równości (=) umożliwia zsumować przyległy zakres, Ctrl + 1 otwiera okno formatowania komórek, a po jednoczesnym wciśnięciu Ctrl + PageUp/PageDown można przejść do następnego lub poprzedniego arkusza.

Jakie jeszcze skróty warto znać w programie Excel?

• Ctrl + T – tworzenie tabeli z zakresu danych,
• Ctrl + F – szybkie wyszukiwanie,
• Ctrl + strzałki – poruszanie się po dużych zestawach danych,
• F4 – powtarzanie ostatniej czynności lub blokowanie adresów komórek w formułach.

Tworzenie własnych procedur

Gdy skomplikowana czynność w procedurze księgowej powtarza się bardzo często ze względu na specyfikę firmy, to np. wprowadzanie danych w ten sam sposób za każdym razem bywa uciążliwe. Na szczęście w Microsoft Excel można zautomatyzować funkcjonowanie aplikacji poprzez tworzenie makra – zestawu akcji do wielokrotnego uruchamiania. Najpierw trzeba jednak włączyć kartę Deweloper, która nie wyświetla się w podstawowym zestawie opcji. Makra nadal znajdują zastosowanie w firmach, szczególnie tam, gdzie regularnie wykonywane są powtarzalne operacje. Warto jednak pamiętać, że w nowszych wersjach Excela wiele procesów można również usprawnić za pomocą narzędzi takich jak Power Query.

Power Query, czyli automatyzacja pracy z danymi

W wielu firmach księgowi każdego miesiąca przygotowują podobne zestawienia z faktur, sprzedaży czy kosztów. Power Query pozwala automatycznie importować, łączyć i przekształcać dane, ograniczając liczbę ręcznie wykonywanych czynności i ryzyko błędów. Narzędzie jest szczególnie przydatne w księgowości oraz działach finansowych, gdzie regularnie analizuje się duże ilości informacji. Power Query może pomóc między innymi w przygotowywaniu zestawień sprzedaży, kontroli kosztów, analizie wydatków oraz tworzeniu cyklicznych raportów. Dzięki automatyzacji część czynności, które wcześniej wymagały ręcznego kopiowania danych, można wykonać szybciej i z mniejszym ryzykiem pomyłek.

Importowanie i aktualizacja danych w Excelu

Wiele firm każdego dnia pracuje z dużą ilością informacji pochodzących z różnych źródeł. Excel pozwala importować dane między innymi z plików CSV, baz danych czy usług internetowych, dzięki czemu można szybciej przygotowywać zestawienia i raporty.

Automatyczne pobieranie oraz aktualizacja danych ograniczają konieczność ręcznego przepisywania informacji i pomagają zmniejszyć ryzyko błędów. Funkcje te są szczególnie przydatne w działach finansowych, sprzedaży oraz księgowości.

Personalizacja Excela i usprawnienie codziennej pracy

Korzystanie z aplikacji Excel staje się przyjemniejsze, gdy program jest dostosowany do indywidualnych preferencji. Mając do wyboru tysiąc opcji, część osób będzie używać tylko kilku z nich. Często droga do konkretnej funkcji prowadzi przez kilka okienek, a jej odnalezienie zabiera sporo cennego czasu pracy. Z tego względu warto pamiętać o możliwości dodawania funkcji do paska szybkiego dostępu, który widać w lewym górnym rogu ekranu.

Znajomość funkcji Microsoft Excel pozwala szybciej analizować dane, przygotowywać raporty i usprawniać codzienną pracę w firmie. Przed zakupem warto jednak wybrać odpowiednią wersję programu lub rozważyć zakup pakietu Microsoft Office albo Microsoft 365.

W ofercie Soft360 dostępne są różne warianty licencji Microsoft, dzięki czemu użytkownicy mogą dobrać rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb, niezależnie od tego, czy szukają pojedynczego Excela, klasycznego pakietu Office, czy narzędzi do współpracy online.

Excel za kilkaset złotych czy cały pakiet Office? Jak wybrać najlepsze rozwiązanie Microsoft

Wybór odpowiedniego oprogramowania Microsoft zależy przede wszystkim od sposobu pracy i indywidualnych potrzeb. Sam Excel będzie dobrym rozwiązaniem dla osób, które potrzebują wyłącznie arkusza kalkulacyjnego do analiz, zestawień i wykonywania obliczeń. Warto jednak pamiętać, że w wielu przypadkach zakup całego pakietu może okazać się bardziej praktyczny.

Przykładowo Microsoft Excel w wybranych wersjach może kosztować kilkaset złotych lub więcej. Tymczasem w podobnym przedziale cenowym dostępne są pakiety zawierające dodatkowo programy Word, PowerPoint, Outlook oraz inne narzędzia zwiększające produktywność.

W ofercie Soft360 dostępne są zarówno licencje wieczyste Microsoft Office, jak i rozwiązania Microsoft 365. Licencje wieczyste, w tym dostępne w ofercie Soft360 używane licencje Microsoft, sprawdzą się u osób i firm, które preferują jednorazowy zakup programu bez regularnego abonamentu. Microsoft 365 będzie natomiast dobrym wyborem dla użytkowników, którzy chcą korzystać z aktualnych wersji aplikacji, pracy online oraz możliwości współpracy w chmurze.

Microsoft 365 z naszej oferty:

Microsoft

Microsoft 365 Personal

Microsoft

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft

Microsoft 365 Apps for Business ESD - 1 rok

Microsoft

Microsoft 365 E5 NCE CSP - 1 rok

Czy sam Excel wystarczy? Porównanie Excel, Office i Microsoft 365

Cena samego Excela zależy od wybranej wersji, rodzaju licencji oraz przeznaczenia programu. Dostępne są zarówno pojedyncze licencje Excel, jak i pakiety zawierające kilka aplikacji Microsoft. Często wybór kompletnego rozwiązania może być korzystniejszy, szczególnie jeśli program będzie wykorzystywany w firmie, księgowości lub codziennej pracy biurowej.

W sklepie Soft360 dostępne są różne wersje oprogramowania Microsoft, dzięki czemu można dobrać rozwiązanie odpowiednie dla użytkownika domowego, firmy, działu księgowości czy większej organizacji. Nie wiesz, co wybrać dla swojej organizacji? Skontaktuj się z nami, chętnie doradzimy.