Microsoft Excel. 5 przydatnych funkcji w obsłudze księgowości

Kto zdecydował się spędzić karierę zawodową w biurze, ten bez wątpienia musi nauczyć się obsługiwać program Microsoft Excel. Jego podstawowe funkcje pomagają zbudować zestawienia, tabele porównawcze lub po prostu służą jako narzędzie do tworzenia grafiku pracy. W poniższym artykule zastanowimy się, które opcje najbardziej przydają się w księgowości, czyli kluczowym dziale każdej firmy.

Księgowe Top 5, czyli co pomaga prowadzić finanse firmy w Excelu?

Częścią zestawu biurowych narzędzi Microsoft Office jest program Excel. To podstawowa aplikacja pakietu, która znajduje się w każdej jego wersji oraz edycji wydania. Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego jest bardzo szerokie, ale nawet zaawansowani użytkownicy nie mają świadomości istnienia niektórych funkcji. Dzieje się tak m.in. dlatego, że w spełnianiu codziennych obowiązków o powtarzalnym charakterze wiele z nich po prostu jest niepotrzebnych. My wybraliśmy pięć funkcji, o których często wspomina się w szkoleniach dla księgowych.

Tworzenie wykresów

Czy o tej podstawowej funkcji Excela warto wspomnieć w kontekście księgowości? Oczywiście i to z kilku powodów. Praca w dziale finansowym powszechnie kojarzy się z tworzeniem tabel, w których umieszcza się dane bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia np. wynagrodzeń, wpływów z faktur lub ponoszonych kosztów. To, co jest od razu zrozumiałe dla księgowego, nie musi takie być dla pracowników innych działów.

Większość z nich gubi się w ciągu cyfr i z trudem wyciąga wnioski z przygotowanej tabeli. Interpretacja danych to kluczowa umiejętność księgowego, ale jest swego rodzaju “sztuką dla sztuki”, jeśli specjalista nie potrafi w zrozumiały sposób przekazać swoich obserwacji dalej. Wykresy kołowe, słupkowe, kolumnowe czy liniowe pozwalają przystępnie zaprezentować wyniki obliczeń. Graficzna forma umożliwia lepiej zrozumieć istotę problemu, jaki wystąpił w firmie lub przeciwnie — doskonale nadaje się do przedstawienia sukcesów.

Przydatne skróty klawiszowe

Obsługę wielu przydatnych funkcji Microsoft Excel bardzo ułatwia znajomość skrótów klawiszowych przypisanych do konkretnych opcji. Powszechnie znane “kopiuj-wklej” (Ctrl + C / Ctrl +V) to elementarz każdego użytkownika komputera, ale na tym nie kończy się zestawienie pomocnych połączeń. Warto znać chociażby kombinację Ctrl + Shift + strzałka, która pozwala zaznaczyć całą kolumnę lub wiersz. Natomiast Alt + znak równości (=) umożliwia zsumować przyległy zakres, Ctrl + 1 otwiera okno formatowania komórek, a po jednoczesnym wciśnięciu Ctrl + PageUp/PageDown można przejść do następnego lub poprzedniego arkusza.

Tworzenie własnych procedur

Gdy skomplikowana czynność w procedurze księgowej powtarza się bardzo często ze względu na specyfikę firmy, to np. wprowadzanie danych w ten sam sposób za każdym razem bywa uciążliwe. Na szczęście w Microsoft Excel można zautomatyzować funkcjonowanie aplikacji poprzez tworzenie makra — zestawu akcji do wielokrotnego uruchamiania. Najpierw trzeba jednak włączyć kartę Deweloper, która nie wyświetla się w podstawowym zestawie opcji.

Pobieranie danych ze strony internetowej

Funkcja jest przydatna zwłaszcza dla firm rozliczających się z innymi krajami. Wówczas istnieje potrzeba posiadania dostępu do aktualnej tabeli kursów walutowych. Nie trzeba specjalnie wchodzić za każdym razem na stronę NBP. Wystarczy na karcie Dane odnaleźć opcję “Pobierz dane / Z sieci web”, wkleić adres URL, a program pobierze najważniejsze tabele (m.in. kursy średnie oraz stopy procentowe NBP). W kolejnych dniach wystarczy kliknąć PPM i wybrać “Odśwież”, aby zobaczyć aktualną wartość.

Rozszerzanie paska szybkiego dostępu

Korzystanie z aplikacji Excel staje się przyjemniejsze, gdy program jest dostosowany do indywidualnych preferencji. Mając do wyboru tysiąc opcji, część osób będzie używać tylko kilku z nich. Często droga do konkretnej funkcji prowadzi przez kilka okienek, a jej odnalezienie zabiera sporo cennego czasu pracy. Z tego względu warto pamiętać o możliwości dodawania funkcji do paska szybkiego dostępu, który widać w lewym górnym rogu ekranu.

Nasze propozycje odnoszą się do ogólnych opcji, ale znajomość każdej z nich podnosi komfort pracy w arkuszu kalkulacyjnym. Zakup tej aplikacji w ramach pakietu biurowego Microsoft Office to doskonała inwestycja w księgowość firmy. Zachęcamy do przejrzenia katalogu w sklepie i wybrania odpowiedniej wersji oprogramowania.