Poradnik skanowania w systemie Windows

Skanowanie dokumentów to czynność, którą wykonywała większość z nas. Przydaje się ona bardzo często zarówno w pracy, jak i w domu, pozwalając na wygodną archiwizację dokumentacji. Sprawdź nasz poradnik dotyczący tego, jak zeskanować dokument i o czym pamiętać konfigurując skaner.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

Co to jest skaner w drukarce i do czego służy?

Sam skaner pozwala na wykonanie cyfrowego zapisu obrazu lub tekstu wydrukowanego na kartce papieru. Jest bezpośrednim następcą faksu, który pojawił się jeszcze w pierwszej połowie XIX r. Za pierwszy cyfrowy skaner uważa się system Bartlane stworzony w 1920 r.

Na pierwsze urządzenie wykorzystujące kompresję danych trzeba było jednak poczekać kolejne pół wieku. Tę technologię zaprezentowała firma Dacom, założona przez byłych pracowników Lockheeda (tej samej firmy, która produkowała m.in. wojskowe samoloty). Kolejne 15 lat minęło, zanim skanery trafiły pod dachy domów. Pierwszym takim rozwiązaniem był ThunuderScan dla Maców.

Do czego służy skaner?

Za pomocą skanu możesz utrwalić notatki, materiały do pracy lub nauki, rachunki. Wielu przedsiębiorców w ten sposób wymienia umowy. Dzięki skanerowi możesz zapisać na swoim komputerze dokumenty, które chcesz uchronić przed zniszczeniem, np. dokumentację z banku. Podstawowe korzyści płynące ze skanowania dokumentów to przede wszystkim :

  1. Archiwizacja dokumentów — po zeskanowaniu nie musisz się obawiać, że zgubisz lub zniszczysz zadrukowaną stronę, odpowiedni plik zawsze będzie dostępny na dysku,
  2. Oszczędność miejsca — wybierz opcję skanowania dokumentów, jeśli chcesz pozbyć się zalegających stert papierów. Najprawdopodobniej nie wszystkie z nich będą potrzebne w postaci papierowej, być może niektóre możesz po prostu zdigitalizować i wyrzucić,
  3. Większa efektywność pracy — zeskanowany dokument PDF możesz dowolnie nazwać, a to z kolei ułatwia jego wyszukanie w repozytorium. W razie potrzeby szybko je odszukasz.

Skanery są używane szczególnie intensywnie w tych branżach, gdzie powstają duże ilości dokumentacji, np. sektor medyczny, księgowy lub prawniczy. Warto pamiętać, że skany mogą być poddane procesowi OCR-owania, aby stały się edytowalnymi plikami tekstowymi. To bardzo wygodna opcja, jeżeli skanujesz np. formularz z lukami do wypełnienia.

Dzisiaj już mało kto korzysta z drukarki atramentowej i skanera osobno. Zdecydowanie częściej sięgamy po multifunkcjonalne combo łączące w sobie te funkcje i trudno się dziwić. Takie urządzenia są mniejsze, działają równie sprawnie, a nierzadko również szybciej. W zależności do urządzenia, które wybierzesz, zeskanowany plik może zostać zapisany w kolorze lub czerni i bieli.

O jakich ustawieniach skanera warto pamiętać?

Samo skanowanie dokumentów z reguły jest bardzo proste, a producenci urządzeń peryferyjnych dbają o to, aby interfejsy ich urządzeń były przejrzyste. Często jednak użytkownik ma możliwość wyboru szeregu ustawień urządzenia. Warto przyjrzeć im się bliżej, ponieważ niewłaściwie skonfigurowany skaner będzie generował obraz nieczytelny i kiepskiej jakości.

Przede wszystkim część urządzeń pozwala na wybór między skanami kolorowymi a czarno-białymi. Z reguły w większości przypadków wystarczające będą skany czarno-białe. W ten sposób utrwalisz stronę z książki, umowę lub inny, ważny dokument. Na czarno-biało możesz zeskanować także strony zawierające kolorowe elementy, np. wykresy. Jeżeli chcesz zwiększyć ich czytelność, lepszym rozwiązaniem może być skala szarości. W ten sposób poszczególne barwy będą wysycone czarnym barwnikiem w różnym stopniu.

Kiedy w takim razie zadbać o kolorowy skan? Przede wszystkim w sytuacji, kiedy na stronie znajduje się np. legenda odsyłająca do poszczególnych barw. Chyba nie ma nic bardziej irytującego dla czytelnika, jak odsyłanie np. do wykresów żółtych lub zielonych, kiedy na obrazie wszystkie elementy są czarne.

Jeżeli ustawiasz format wyjściowy pliku, pamiętaj, że powinien być on inny dla koloru i skanów czarno-białych. W pierwszym przypadku z reguły będzie to plik PDF, w drugim np. JPEG.

Kobieta skanująca dokument

Jak dobrać rozdzielczość skanowania?

W zależności od tego, czy chcesz zeskanować dokument czarno-biały, czy kolorowy i ile detali się na nim znajduje, wybór rozdzielczości powinien wyglądać inaczej. Rozdzielczość określa się jako DPI (ang. Dots Per Inch).

W przypadku skanów czarno-białych zaleca się:

  • 200 DPI dla kopii o niskiej jakości, porównywalnej z faksem,
  • 300 DPI dla skanów standardowych, które nie zawierają przesadnie dużej ilości detali,
  • 600 DPI dla zdjęć lub stron, gdzie tekst jest pisany małą czcionką, zawiera adnotacje lub przypisy.

Porównanie rozdzielczości 200 DPI, 300 DPI oraz 600 DPI

W przypadku dokumentów kolorowych rozdzielczość może być nieco mniejsza. Czasami już 150 DPI może okazać się wystarczające, choć barwy mogą być mało wyraźne. Jeśli chcesz uzyskać obraz wysokiej jakości, postaw raczej na 300 DPI lub więcej.

Skanery pozwalają też na ustawienie kontrastu, czyli różnicy między ciemniejszymi a jaśniejszymi elementami obrazu. Ustawiając poziom kontrastu, możesz wyostrzyć obraz i sprawić, że detale staną się wyraźniejsze.

Niektóre oprogramowania (np. firmy Adobe) zostały wyposażone w różnego rodzaju narzędzia poprawiające jakość skanowania. Zobacz też wpis: Adobe Acrobat Pro - poznaj najważniejsze funkcje najpopularniejszego programu do edycji PDF. W tym przypadku funkcja ulepszania skanowanego obrazu może polegać np. na:

  • zastosowaniu kompresji adaptacyjnej,
  • wyborze różnych metod kodowania obrazów monotonowych (CCIT Group 4 lub JBIGT w wariancie stratnym, lub bezstratnym),
  • nałożeniu filtrów (m.in. poprzez usunięcie tła, prostowanie lub usuwanie rastra).

Pamiętaj, że nie każdy skaner będzie wyposażony w tego typu ułatwienia. Jeśli skanujesz tekst wydrukowany na kolorowym papierze, zadbaj o delikatne zwiększenie jasności i kontrastu.

Sprawdź też artykuł na blogu Soft360: 5 najlepszych programów do przeglądania plików PDF.

Jak podłączyć skaner do komputera?

W zależności od modeli skaner można podłączyć do komputera na jeden lub dwa sposoby. Prostsze modele są po prostu podłączane klasycznym przewodem USB, który pozwala na wymianę informacji między urządzeniami. To niezawodne rozwiązanie, choć wymaga pociągnięcia kolejnego przewodu po podłodze. Jeśli chcesz uniknąć tego problemu, lepszym rozwiązaniem będzie wybór modelu z wbudowanym modułem Wi-Fi lub Bluetooth. Pierwsze mogą łączyć się z lokalną siecią LAN i zostaną wykryte przez modem jako kolejne urządzenie w sieci. Drugie można połączyć z komputerem wyposażonym w interfejs Bluetooth. Jeden i drugi protokół można też wykorzystać, aby połączyć się z drukarką z poziomu smartfona.

Połączenie bezprzewodowe jest bardzo wygodne i często pozwala nawet na umieszczenie urządzeń w różnych pomieszczeniach. Niestety bezprzewodowa komunikacja czasami bywa zawodna. W takiej sytuacji może pomóc ponowna instalacja sterowników lub całkowite usunięcie software’u i wgranie go jeszcze raz.

Jak podłączyć skaner do laptopa?

Podłączanie skanera do laptopa jest równie proste, co w przypadku jednostek stacjonarnych. W niewielkich notebookach możesz wykorzystać do tego celu zarówno porty USB, jak i protokoły komunikacji bezprzewodowej. W najmniejszych modelach, gdzie nie przewidziano napędu na płyty, konieczne będzie pobranie sterowników ze strony producenta lub dostarczenie na pendrivie. Inaczej ich nie zainstalujesz.

Jak zrobić skan zdjęcia na komputer? Przykład urządzeń Brother

Przyjrzyjmy się teraz, jak w praktyce wygląda skanowanie dokumentu. W zestawie ze skanerem niemal na pewno otrzymałeś płytę ze sterownikami, które należy zainstalować na komputerze. Druga możliwość jest taka, że sterownik trzeba pobrać bezpośrednio ze strony producenta, skąd będziesz też ściągał kolejne ich aktualizacje. Załóżmy, że sterowniki udało się zainstalować bez problemu. Jak zeskanować dokument na komputer z drukarki Brother? Bardzo prosto:

Pulpit startowy programu Brother iPrint&Scan

Umieść dokument na szybie skanera.

  1. Otwórz aplikację (w tym przypadku Brother iPrint&Scan). Zobaczysz dwie opcje, „Drukuj” oraz „Skan”. Wybierz skan.
  2. Po prawej stronie okna możesz skonfigurować skaner (m.in. DPI, ustawienia koloru i rozmiar dokumentu), po lewej jest miejsce na podgląd.
  3. Kiedy wszystko ustawisz, kliknij przycisk „Skan”.
  4. Po zakończeniu procesu skanowania po lewej stronie okna aplikacji zobaczysz podgląd obrazu.

Jeżeli skanujesz więcej, niż jedną stronę, będą one pojawiały się kolejno obok siebie. Każdą z nich możesz usunąć osobno w razie błędu (np. zapomniałeś się podpisać na jednej z kilku stron umowy). Kiedy już skończysz skanować, wystarczy zapisać gotowy dokument na komputerze. Aplikacja Brother pozwala na wskazanie miejsca na dysku, gdzie zostanie zapisany plik.

Jak wygląda skanowanie dokumentów w Windows 10?

Najczęściej jest tak, że urządzenie po podłączeniu do komputera instaluje się automatycznie (tak samo, jak np. pendrive). Niekiedy jednak tak się nie dzieje i konieczne jest ręczne dodanie sprzętu. W tym celu otwórz menu Start, a następnie Urządzenia oraz Drukarki i Skanery. Kliknij opcję Dodaj drukarkę lub skaner, a po znalezieniu wszystkich dostępnych urządzeń, wybierz Dodaj urządzenie.

Dodawanie drukarki w systemie Windows 10

Ważna uwaga — jeżeli skaner jest bezprzewodowy, a Ty korzystasz z kilku routerów, urządzenie musi znajdować się w tej samej sieci, co komputer. Niekiedy do jego zainstalowania będą wymagane uprawnienia administratora.

Do skanowania dokumentów możesz też wykorzystać aplikację Skanowanie Windows, którą pobierzesz bezpłatnie z Windows Store. To uniwersalne oprogramowanie, które oferuje jednak niewielkie możliwości konfiguracji.

W pozostałych systemach operacyjnych Microsoftu, np. Windows 8.1 lub 11 wyszukiwanie skanerów może wyglądać nieco inaczej.

Jak zrobić skan dokumentu i wysłać mailem?

Jeżeli wykonany skan chcesz wysłać jako załącznik do wiadomości e-mail, są na to przynajmniej dwie możliwości. Ta prostsza, polega na odrębnym zeskanowaniu pliku, a następnie utworzeniu wiadomości w programie pocztowym i dodaniu do niego załącznika.

Niektóre programy do drukarek, jak również same urządzenia, pozwalają też na skanowanie pliku bezpośrednio do wiadomości e-mail. W pierwszej kolejności należy skonfigurować serwer poczty oraz zapisać w pamięci adres odbiorcy. Poszukaj w pamięci funkcji „Scan to email” lub innej, o podobnie brzmiącej nazwie. Urządzenia marki Ricoh pozwalają wygenerować nawet potwierdzenie odbioru wiadomości.

Skanowanie dokumentu przy użyciu dysku Google i smartfona

Skanowanie dokumentów umożliwia także popularny zestaw narzędzi do pracy w chmurze, czyli dysk Google. W prosty sposób użytkownik może tworzyć pliki PDF ze zdjęć wykonanych telefonem, które następnie są zapisywane na dysku. Aby skorzystać z tej funkcji, wykonaj następujące kroki:

  1. Uruchom aplikację dysk Google,
  2. Wybierz ikonę aparatu fotograficznego, którą znajdziesz w prawym dolnym rogu ekranu,
  3. Nakieruj obiektyw na dokument, zwróć uwagę, że niebieskie linie wyznaczają granice dla kadrowania zdjęcia,
  4. Wykonaj zdjęcie dokumentu,
  5. Zapisz zdjęcie.

Fotografię po wykonaniu, a przed zapisaniem można zmodyfikować, m.in. poprzez jego przycięcie, dostosowanie kolorów, włączenie skali szarości, usunięcie plam lub odcisków palców. Możesz też dodać kolejną stronę dokumentu, klikając w znak „Plusa”.

Skaner Google to bardzo szybki sposób na wykonanie prostego skanu. Pamiętaj jednak, że napotyka on na te same ograniczenia, co aparat fotograficzny. Jeżeli skan wykonujesz w pomieszczeniu, gdzie panują kiepskie warunki oświetleniowe, albo obiektyw aparatu jest zwyczajnie zabrudzony, trudno będzie cieszyć się zdjęciem wysokiej jakości.

Widok opcji do skanowania w Google Drive

Zbliżoną funkcjonalność oferują niektóre programy, które możesz zainstalować w swoim smartfonie. Będzie to np. Adobe Scan, DocScanner, czy CamScanner. Każdy z nich działa w podobny sposób — wykonane zdjęcie zostaje zapisane w odpowiednim formacie.

Adobe Acrobat z naszej oferty:

Adobe

Adobe Acrobat DC Standard for Teams MULTI Win/Mac

Adobe

Adobe Acrobat DC Pro for Teams MULTI Win/Mac

Adobe

Adobe Acrobat Pro 2020 PL Win/Mac - Bezterminowa

Adobe

Adobe Acrobat Standard 2020 PL Win - Bezterminowa

Czy do skanowania potrzebny jest tusz w drukarce?

Czasami można spotkać się z opinią, że drukarka, w której skończył się tusz lub toner, w zasadzie jest bezużyteczna aż do uzupełnienia zapasów. Nie do końca tak to wygląda. Choć rzeczywiście barwniki są niezbędne do funkcji drukowania, nie musi ich być, aby urządzenie mogło skanować lub korzystać z faxu (jeżeli ma taką funkcję). Ze wszystkich innych opcji niż druk, powinieneś móc korzystać niezależnie od poziomu tonera/tuszu.

O czym pamiętać przy skanowaniu dokumentów?

Aby zapewnić sobie odpowiednio wysoką jakość skanowania dokumentów, nie wystarczy odpowiednio skonfigurować aplikacji i urządzenia. Konieczne jest też dbanie o sam skaner. Przede wszystkim pamiętaj, aby regularnie czyścić szybę skanera. Ewentualne smugi, plamy i zabrudzenia będą doskonale widoczne na zapisie cyfrowym.

Do czyszczenia wykorzystać miękką ściereczkę nasączoną środkiem do czyszczenia szkła. Działają one antyelektrostatycznie, więc przy okazji powstrzymają kurz przed osiadaniem na szklanej powierzchni. Nie należy rozpylać środka bezpośrednio na szybie lub spodniej części pokrywy. W ten sposób wilgoć może dostać się do wnętrza urządzenia i uszkodzić delikatną elektronikę.

Jeżeli drukarka jest zintegrowana z automatycznym podajnikiem dokumentów, również ten podajnik trzeba regularnie czyścić z kurzu. W ten sposób poprawisz jakość skanów i zapobiegniesz zacinaniu się papieru w szczelinie.

W skrajnych sytuacjach, kiedy bieżąca konserwacja nie pomaga, rozważ zresetowanie urządzenia. W ostateczności konieczne może być oddanie urządzenia do naprawy.

Zdjęcie drukarki

Jak używać skanera? Popularne problemy i wątpliwości

Czas skanowania pojedynczej strony zwykle wynosi kilka sekund. Pamiętaj, aby zachować cierpliwość i nie podnosić przed zakończeniem procesu skanowania pokrywy. Dopóki głowica skanera się porusza, będzie to skutkowało całkowitą nieczytelnością dokumentu.

Jeśli często pracujesz na skanowanych dokumentach, rozważ od razu ich OCR-owanie. W ten sposób stworzysz edytowalne kopie gotowe do dalszej obróbki.

Jeżeli po wykonaniu skanu widzisz, że urządzenie zastosowało negatyw (białe pola są czarne, zaś czarne — białe), pamiętaj o ręcznym odwróceniu kolorów.

Może być też tak, że pomimo instalacji sterowników komputer nie wykrywa skanera. Sprawdź przede wszystkim połączenia, kabel USB/LAN. Odłącz je i podłącz ponownie. Po uruchomieniu urządzenia upewnij się, że działa ono prawidłowo. Niepokoić powinny komunikaty o błędach i głośna praca sprzętu.

Pamiętaj, że skanując dokumenty, umieszczasz je w cyfrowej przestrzeni. Powinieneś więc zadbać o to, aby zapewnić plikom bezpieczeństwo. Zwłaszcza w przypadku dokumentacji zdrowotnej, pracowniczej lub biznesowej zadbaj o to, aby komputer był wyposażony w komercyjny program antywirusowy. Rozważ zabezpieczanie szczególnie wrażliwych danych hasłem.

Jeżeli prowadzisz własną firmę i np. skanujesz teczki pracownicze, pamiętaj, że jako administratora danych osobowych obowiązuje Cię RODO. Choć przepisy rozporządzenia nie określają dokładnie, co powinien z danymi zrobić administrator, unijny ustawodawca wskazuje na potrzebę zapewnienia im integralności i bezpieczeństwa. Kara za naruszenie RODO może być liczona nawet w milionach euro.

Gdzie znaleźć najnowsze sterowniki do skanera?

Problemy z obsługą skanera czasami wynikają z braku aktualnego oprogramowania. Część aplikacji do urządzeń automatycznie informuje użytkownika, że na stronie producenta pojawiły się nowe sterowniki. To wygodne, ponieważ zwykle z tego samego poziomu przeprowadzane jest ich pobieranie i instalacja. Rola użytkownika sprowadza się do „przeklikania” całego procesu. Warto jednak od czasu sprawdzić samodzielnie, czy producent nie wypuścił nowej wersji sterowników. Instalując je, z reguły eliminujesz problemy związane z kompatybilnością.

Skanowanie dokumentów to prosta czynność, warto jednak wiedzieć, jak skonfigurować skaner i jak rozwiązywać najpopularniejsze problemy z jakością obrazu.

W kategorii: Poradniki
Nawigacja

Ostatnie artykuły