Zalety korzystania z Microsoft 365 w małych i średnich przedsiębiorstwach

Platforma Microsoft 365 to zbiór programów, które pozwalają na zwiększenie produktywności poprzez tworzenie i organizację różnego rodzaju danych, jak pliki tekstowe, bazy danych lub prezentacje. Od kwietnia 2020 r. zastąpiła ona istniejącą wcześniej platformę Office 365. Jakie są najważniejsze korzyści płynące dla firm z Microsoft 365 i czy warto decydować się na to kompleksowe rozwiązanie w swojej firmie?

Jakie narzędzia obejmuje platforma Microsoft 365?

Zbiór programów oferowany jako Microsoft 365 to znacznie więcej niż zwykłe edytory tekstu czy arkuszy kalkulacyjnych. W skład platformy wchodzi oczywiście Microsoft Office, a wraz z nim Word, PowerPoint, Excel czy Outlook, ale to nie wszystko. Do dyspozycji użytkowników oddano także aplikacje wykorzystywane przede wszystkim w pracy przedsiębiorstw, jak:

• Exchange Server: serwer pocztowy stworzony z myślą o użytkownikach korporacyjnych z dostępem do kalendarza, możliwością zarządzania kontaktami a co najważniejsze możliwość podpięcia własnej domeny;
• Sharepoint: platforma przygotowana do pracy grupowej, stworzona z myślą o złożonych aplikacjach webowych i wspierająca zarządzanie projektami i wymianę informacji między pracownikami;
• Yammer: sieć społecznościowa doskonała do wewnętrznej komunikacji w firmach - cenione rozwiązanie komunikacyjne w środowisku biznesowym;
• Microsoft Teams:: popularny komunikator pozwalający na prowadzenie spotkań online, koordynację meetingów, przesyłanie plików podczas rozmów i wiele więcej.

Microsoft stworzył sieć aplikacji w chmurze, które pozwalają na dynamiczne zarządzanie danymi przez użytkownika oraz ich współdzielenie z innymi pracownikami.

Główne korzyści z Microsoft 365 w firmie

Bogaty pakiet Microsoft 365 stwarza możliwość tworzenia dokumentów oraz udostępniania plików wielu osobom jednocześnie. Czy jednak warto wykupić na niego licencję dla swoich pracowników?

Usprawniona współpraca w czasie rzeczywistym

Korzystanie z OneDrive pozwala w prosty sposób współdzielić stworzone pliki między zatrudnione osoby. Znacznie łatwiej o ustalenie konkretnej wersji pliku, prześledzenie dokonanych na nim zmian, a także dostęp do wcześniejszej wersji dokumentów. Automatycznie tworzone kopie zapasowe zapobiegają przypadkowej utracie danych, co w dobie przenoszenia plików na zewnętrznych nośnikach było niestety popularnym problemem.

Na marginesie warto dodać, że pojemność OneDrive dla wybranych planów korzystania z usługi jest limitowana do 1 TB w wariancie Microsoft 365 Personal oraz do 6 TB w planie Microsoft 365 Family (1 TB na osobę). To szczególnie istotne dla firm, których zespoły tworzą pliki zajmujące duże ilości miejsca.

Dostępna w pakiecie Microsoft 365 aplikacja Teams to popularna platforma do komunikacji między członkami zespołu. Pozwala na zwiększenie produktywności dzięki wymianie informacji w czasie rzeczywistym. Stanowi także wygodne rozwiązanie dla klientów, którzy nie muszą przyjeżdżać do firmy na spotkanie, aby ustalić szczegóły współpracy.

Microsoft 365 z naszej oferty:

Microsoft

Microsoft 365 Personal

Microsoft

Microsoft 365 Family

Microsoft

Microsoft 365 Business Standard

Bezpieczeństwo udostępniania danych

Firma Microsoft za jeden z priorytetów przyjęła maksymalne zwiększenie bezpieczeństwa swojego oprogramowania. Gigantowi udało się spełnić wymagania standardu ISO 27018 (ochrona danych w chmurze) oraz wdrożyć standard FS (lub PFS), czyli utajniania z wyprzedzeniem. Dzięki temu wszystkie pliki oraz wiadomości, nawet te tworzone poza środowiskiem roboczym, są skutecznie chronione przed dostępem osób trzecich. Zachowanie poufności jest wzmocnione przez możliwość płynnego przyznawania dostępu oraz uprawnień do plików.

Dopasowanie do pracy zespołowej

Office 365 został zaprojektowany w taki sposób, aby ułatwić pracę zespołu niezależnie od miejsca świadczenia pracy oraz rodzaju wykorzystywanego sprzętu. Programy działają równie dobrze i są jednakowo bezpieczne na komputerze stacjonarnym oraz w wersji mobilnej.

Dobrym przykładem jest np. Exchange Online przeznaczony do koordynowania pracy dużej liczby zatrudnionych osób. Połączenie go z Outlookiem pozwala na tworzenie sieci terminów oraz dostęp do nich przez cały zespół.

Aplikacje biznesowe oferowane przez Microsoft 365

Zestaw oprogramowania Microsoftu tworzy zupełnie nowe możliwości dla dużych korporacji. Dzięki PowerApps możliwe jest tworzenie prostych aplikacji biznesowych bez znajomości sztuki programowania. Z kolei Yammer tworzy lokalną sieć społecznościową, która pozwala na tworzenie grup i wzajemne komunikowanie się ich między sobą.

W komercyjnym planie Microsoft 365 Business Standard zyskujemy możliwość korzystania z zestawu software’u maksymalnie na 5 urządzeniach - komputer, tablet lub smartfon. W rezultacie można efektywnie obniżyć koszty prowadzenia działalności.

Naszym zdaniem nowy zestaw usług Microsoftu, występujący poprzednio pod brandem Office 365, to dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorców. Łączy w sobie potężne możliwości w zakresie tworzenia, edytowania i udostępniania plików, elastyczność oraz atrakcyjne plany cenowe.

Porównanie pakietów Microsoft 365	Microsoft Microsoft 365 Personal	Microsoft Microsoft 365 Family	Microsoft Microsoft 365 Business Standard
Rodzaj licencji	Subskrypcja	Subskrypcja	Subskrypcja
Liczba użytkowników / urządzeń	1 użytkownik / 5 urządzeń	6 użytkowników po 5 urządzeń	1 użytkownik / 5 komputerów, 5 tabletów, 5 telefonów
Kompatybilność	Komputery i tablety PC, Mac, iPad, iPhone i z systemem Android	Komputery i tablety PC, Mac, iPad, iPhone i z systemem Android	Komputery i tablety PC, Mac, iPad, iPhone i z systemem Android
Word
Excel
PowerPoint
OneNote
Outlook
Publisher
Access
Teams
OneDrive	1 TB	Do 6 TB (1 TB na osobę)	1 TB
Exchange			50 GB
SharePoint
Wsparcie techniczne i aktualizacje
Obszar zastosowania	Domowy	Domowy	Domowy/Firmowy
Typ licencji	Niekomercyjna	Niekomercyjna	Komercyjna
	Zobacz produkt	Zobacz produkt	Zobacz produkt

1, 2 Dostępny tylko na PC