Microsoft Access: do czego służy?

Zarówno dla dużych, jak i średnich przedsiębiorstw istnieją dwa słowa klucze, które często warunkują sukces bądź porażkę danej firmy. Słowa te to: bazy danych. Niezależnie od tego, w jakiej gałęzi przemysłu czy usług operuje dana firma, bazy danych są niezbędnym narzędziem do jej poprawnego funkcjonowania. Na rynku obecnie nie ma lepszego narzędzia do ich obsługi niż program Microsoft Access. Wiele osób nie wie jednak, czym jest ten program. Dlatego też artykuł ten odpowiada na pytania: "Microsoft Access co to jest", przybliżając możliwości tego narzędzia.

Microsoft Access: zastosowanie. Program do tworzenia systemów baz danych

Microsoft Access to narzędzie służące do tworzenia baz danych. Sam program zbudowany jest z wielu obiektów, które są połączone ze sobą strukturalnie. Zaletą programu Microsoft Access jest to, że wykorzystuje on obiekty takie jak: tabele, formularze, kwerendy, makra, moduły itd. Jest to więc świetne narzędzie dla pracowników i przedstawicieli firm, którzy muszą tworzyć raporty, na które składają się rozbudowane bazy danych.

Microsoft Access spełnia potrzeby Twojej firmy w wielu aspektach, związanych z gromadzeniem i analizą danych. Tabele w tym programie służą do przechowywania danych, które można wyciągnąć za pomocą kwerend, a potem wyświetlić za pomocą raportu albo formularza. Zdarzenia w formularzu można następnie wywołać przez kwerendy oraz moduły.

Korzystając z makr i modułów, można również zmieniać przebieg działania aplikacji. Innymi słowy, komputery korzystające z programu Access dostępnego w Microsoft 365 stają się narzędziami zdolnymi do prezentacji, analizy i modyfikacji wielu skomplikowanych informacji.

Microsoft Access kontra Excel

Biorąc pod uwagę swoją specyfikę, zarówno Excel, jak i Access są do siebie niezwykle podobne, do tego stopnia, że nawet sama firma Microsoft w opisie programu Access, zwraca na to uwagę. Naturalnie może to nasuwać pytanie, która aplikacja będzie lepsza dla użytkowników do pracy w firmie? Wielu użytkowników licencji tego programu jest jednak zgodnych, że Access to lepsze narzędzie.

Warto zauważyć, że oba programy mogą przechowywać duże ilości danych, uruchamiać zaawansowane zapytania i narzędzia analityczne. Jednakże przewagą Access jest integralność danych, które są zapisane w programie. W programie Excel z kolei można wykonać obliczenia złożonych danych liczbowych. Podsumowując - Access to lepszy wybór do gromadzenia danych i ich prezentacji dla wielu użytkowników, a Excel jest lepszy do obliczeń i analizy informacji.

Warto jednak zauważyć, że oba te programy można skutecznie ze sobą łączyć i wykorzystać ich zalety np. do tworzenia pełnoprawnych raportów. Baza danych w Access poradzi sobie z danymi niezależnie od typu otwieranych dokumentów. Przerobioną bazę danych można następnie bez problemu wrzucić do Microsoft Office Word czy Excel.

Microsoft zadbał o integracje swoich programów. Przerzucanie danych między poszczególnymi programami wchodzącymi w skład pakietu Microsoft 365 jest bardzo łatwe. Możesz zapisywać pliki np. w Excel, a następnie otwierać je programem Access. Edytor tekstu Office oraz program do arkuszy kalkulacyjnych Excel, również otworzą bazę danych z MS Access.

Microsoft Access to najlepsze narzędzie do tworzenia baz danych

Jeżeli chodzi o bazy danych i ich tworzenie, to program Access jest obecnie liderem na rynku. Idealnie nada się on do potrzeb Twojej Firmy w zakresie działań z bazami danych. Microsoft Access cechuje wiele funkcji, które pomogą w dynamicznej i efektywnej pracy Twojego przedsiębiorstwa. Program Access jest prosty w obsłudze i nada się dla wszystkich typów użytkowników. Jest to świetny wybór, kiedy proste tabele muszą być przekształcone w wiele tabel powiązanych. Przykładem wykorzystania Access możesz być sytuacja, w której masz do czynienia z bazą danych o "zamówieniach" produktów w firmie etc.

Skopiowanie arkuszy kalkulacyjnych z Excel do Access jest proste. Wymagane pola zostaną wypełnione automatycznie na podstawie danych zapisanych w Excel. Tak naprawdę wystarczy kilka kliknięć. Typ danych nie jest ważny. Access poradzi sobie z umieszczeniem ich w odpowiednich formularzach. Tworzenie nowych tabel w Access również nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Podobnie jak przerzucenie informacji do innej tabeli.

Ponadto Access i Excel, a także inne programy Microsoft zawierają polecenia umożliwiające łączenie się z danymi na SharePoint. Zaletą programu jest również to, że listy, bazy danych, informacje zawarte w tabelach itd. można zapisać w chmurze OneDrive. Taki formularz można następnie otworzyć z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do Internetu. Microsoft Access oferuje również wygodną aplikacje na telefon, a dodatkowo posiada funkcję automatycznego backupu. Dzięki temu użytkownik licencji, który pracuje na bazie danych, nie musi się martwić o to, że straci wszystko na skutek nieoczekiwanego błędu czy przerwy w dostawie prądu. Usuwanie danych w programie Access, również jest bardzo łatwe, nawet dla użytkowników, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z tym oprogramowaniem.

Możliwość integrowania z wieloma źródłami danych

Jedną z istotnych funkcji Access jest to, że aplikacje biznesowe mogą z powodzeniem integrować dane z Access. Używając biblioteki łączników programu Access, użytkownik może generować zagregowane wizualizacje i informacje w znanym interfejsie programu Access. Dostępne dane są w ten sposób o wiele wygodniejsze do przeglądania i formatowania.

Automatyzacja aplikacji za pomocą mark i kodu języka VBA

To funkcje programu Microsoft Access sprawiają, że jest on tak szeroko wykorzystywanym narzędziem. Jedną z najbardziej przydatnych jest to, że oprogramowanie używa języka VBA (Visual Basic for Applications) do automatyzacji procesów biznesowych. Pozwala to na tworzenie o wiele lepszych tabeli, formularzy i raportów. Podsumowując, Access to świetny program, do tworzenia i analizy baz danych.