Zarządzanie projektami przy pomocy Microsoft Planner

Aplikacja Planner MS to kompleksowe rozwiązanie dla osób szukających platformy do organizacji pracy. Bazujący na japońskiej metodologii Kanban Microsoft Planner sprawdzi się zarówno w przypadku niewielkich projektów, jak i dużych zamierzeń, kiedy pojawia się potrzeba koordynacji wielu różnych procesów. Wyjaśniamy, jak wykorzystać Microsoft Planner w codziennej pracy i sięgnąć po jego zalety.

Czego dowiesz się z tego artykułu:

• Microsoft Planner — co to jest i gdzie z niego korzystać?
• W czym pomoże Ci Microsoft Planner?
• W jakich wersjach dostępny jest Microsoft Office 365 Planner (Microsoft 365)?
• Jakie są możliwości integracji Plannera z innymi programami Microsoftu?

Do czego służy aplikacja Planner MS?

Microsoft Planner to aplikacja do planowania, która stanowi część biznesowej oraz edukacyjnej oferty chmurowego oprogramowania biurowego Microsoft 365 (wersje Business Basic, Business Premium oraz przeznaczone dla szkół). Umożliwia wspólną pracę całym zespołom, współdzielenie plików oraz wiele innych działań. Do jego głównych zadań należy:

• tworzenie planów,
• tworzenie i przypisywanie zadań, jakie mają wykonać poszczególni członkowie zespołu,
• komunikacja i współpraca członków zespołu,
• przekazywanie aktualizacji statutu dotyczącego poszczególnych zadań.

Aplikacji do zarządzania projektami MS Planner nie należy mylić z Microsoft To Do. To Do to prosty i w pełni darmowy program dostępny na smartfony, komputery i tablety.

W czerwcu 2016 roku Microsoft Planner został udostępniony przez producenta również jako samodzielny program, dostępny w sklepach App Store oraz Play Store. Tworząc Plannera w wersji sieciowej, Microsoft połączył kilka aplikacji o podobnym przeznaczeniu — Microsoft To Do, Microsoft Project i Microsoft Planner w jedno narzędzie o uniwersalnym przeznaczeniu dostępne w sieci Web.

Jako ciekawostkę warto wskazać, że usługa Planner została oparta na filozofii zarządzania Kanban, opracowanej w Japonii jeszcze w latach 40. XX wieku jako sposób na zarządzanie procesami produkcyjnymi. Strategia Kanban opiera się na siedmiu filarach, które znajdują odzwierciedlenie również w strukturze i możliwościach MS Planner. Najważniejsze zasady w Kanban to:

• żadnych braków,
• żadnych opóźnień,
• żadnych zapasów,
• żadnych kolejek,
• żadnych bezczynności,
• żadnych zbędnych czynności technologicznych lub kontrolnych,
• żadnych przemieszczeń międzystanowiskowych.

O tym, jak skuteczna potrafi być filozofia Kanban, świadczy sukces koncernu Toyota.

Do czego służy Microsoft Planner?

MS Planner ułatwia pracę na kilku płaszczyznach jednocześnie. Przede wszystkim zarządzanie projektem w Microsoft Planner staje się proste. Użytkownik w jednym miejscu online zarządza listami rzeczy do zrobienia oraz planami. Dzięki widokowi dziennemu można łatwo skupić się na zadaniach do wykonania w konkretnym dniu (pod tym względem Planner przypomina nieco program Asana). Widok został podzielony na trzy główne części:

• mój dzień,
• moje zadania,
• moje plany.

Przejrzysty interfejs powoduje, że użytkownik może skontrolować swój stan zadań w każdym momencie.

Zarządzanie projektem w MS Planner to także elastyczność. Widok aplikacji można kształtować w dowolny sposób, wywołując:

• listy,
• tablice,
• osie czasu,
• przebiegi.

Zamiast konfigurować każdy projekt od zera, masz do dyspozycji gotowe szablony. Praktycznie każde pole można skonfigurować, a historia zadań umożliwia podejrzenie, co dokładnie zostało zrobione w przeszłości przez poszczególne osoby.

W MS Planner można obsługiwać zarówno małe, jak i duże projekty. Daleko idąca elastyczność w rozbudowie platformy jest możliwa dzięki wykorzystaniu technologii bazującej na No-Code/Low-Code. Nie musisz umieć programować, aby dodać do programu nowe funkcjonalności. Sam decydujesz, do czego służy MS Planner w Twoim przypadku. Aktywne zarządzanie celami i zasobami pozwala na płynne dystrybuowanie zadań między członków zespołu w zależności od tego, co jeszcze zostało do zrobienia. Aplikację można porównać do centrum dowodzenia, z którego obsługujesz zmieniające się środowisko.

Jeśli poszukujesz wsparcia AI, mamy dla ciebie dobrą wiadomość. We wszystkim, co można robić z Microsoft Planner pomoże Ci Copilot. Dzięki niemu będziesz śledził zadania o szczególnie wysokim priorytecie, ale także tworzyć i analizować na bieżąco wskaźniki sukcesu.

Dużą zaletą Plannera jest prowadzenie rozmów na platformie Microsoft Teams. W wygodny sposób możesz omawiać z poszczególnymi członkami zespołu etapy projektu, a także udostępniać im różnego rodzaju wykresy.

W aplikacji Planner Microsoft wykorzystał dobrze znany design z pakietu Microsoft 365. Jeśli korzystałeś z niego wcześniej, zrozumienie podstawowych założeń aplikacji zajmie ci dosłownie kilka minut, nawet jeśli nie masz doświadczenia w tym zakresie. Z programu można korzystać zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych.

Poszczególne zadania przypiszesz do każdego dnia miesiąca, wykorzystując funkcję przeciągnij i upuść. Daje to ogromne możliwości zarządzania pracą bez konieczności uciążliwego klikania wiele razy w obrębie tego samego zadania. Możliwe jest też dołączanie w programie zdjęć lub plików bez konieczności pracy z inną aplikację.

Jak pracować w Microsoft Planner w poszczególnych obszarach biznesu?

Jak wskazuje Microsoft, aplikacja Planner może być wykorzystana w praktycznie każdym sektorze działań Twojej organizacji:

• marketing — planowanie założeń i mierzenie skuteczności kampanii internetowych,
• wytyczanie celów w pracach przebiegających etapowo, np. projektowanie oprogramowania, animacji czy stron internetowych,
• dział HR — kompletowanie i przechowywanie dokumentacji, onboarding nowych pracowników,
• dział finansowy i prawny — szybki obieg procesów pozwala usprawnić prowadzenie działalności od strony formalnej,
• zarządzanie działem sprzedaży — analiza efektywności ofert w celu wyliczenia stopy zwrotu z poszczególnych działań.

Oprócz wspomnianych działów MS Planner sprawdzi się wszędzie tam, gdzie chcesz śledzić zadania, które zostały wykonane i te, które są w trakcie realizacji lub opóźnione. W praktyce aplikacja będzie więc świetnym organizatorem pracy w każdej branży. W łatwy sposób zorganizujesz pracę zespołową w swojej firmie, niezależnie od specyfiki i skali prowadzonej działalności. Ustawiaj priorytety i terminy, przyklejaj do zadań etykiety i monitoruj przypisane zadania oraz ich realizację zgodnie z planem, w zależności od potrzeb. Wykorzystaj jego dodatkowe funkcje, aby zacząć pracę szybko i efektywnie.

W jakich pakietach jest Microsoft Planner?

Obecnie Microsoft Planner nie jest dostępny w wersji na licencji wieczystej. Planner to narzędzie, które jest częścią ekosystemu Microsoft 365 i działa wyłącznie w modelu subskrypcyjnym. Wersje wieczyste dotyczą głównie produktów takich jak Microsoft Project, który jest dostępny w wersjach wieczystych Standard, Professional oraz Server.

Microsoft Planner w modelu subskrypcyjnym na platformie Microsoft 365 w następujących wariantach:

• Microsoft Planner w pakiecie Microsoft 365,
• Plan 1 — zyskuje m.in. wykres Ganta, zależność między zadaniami czy raporty,
• Plan 3 — poszerzony m.in. o wsparcie Copilota, historię zadań i możliwość żądania zasobów,
• Plan 5 — uzupełniony o alokację zasobów przedsiębiorstwa i zarządzanie całym portfelem projektów.

Każda kolejna wersja zawiera wszystkie udogodnienia mieszczące się w „mniejszych” odsłonach.

Sprawdź ten wpis na blogu: Co to jest Microsoft Project?

Microsoft Planner znajdziesz także w:

Microsoft

Microsoft 365 F1 NCE CSP - 1 rok

Microsoft

Microsoft 365 F3 NCE CSP - 1 rok

Microsoft

Microsoft 365 E3 EEA (no Teams) NCE CSP - 1 rok

Microsoft

Microsoft 365 E5 EEA (no Teams) NCE CSP - 1 rok

Integracja środowiska Planner z innymi programami Microsoft

Jeśli korzystasz z narzędzia Planner, możesz połączyć je z kilkoma innymi programami Microsoftu. Połączenie z Outlook pozwala na odczytywanie oflagowanych wiadomości bezpośrednio w Plannerze. Wspomniany Teams ułatwia koordynację pracy poprzez spotkania i rozmowy. Z kolei Platforma Loop pozwala śledzić plany wielu aplikacji Planner online. Wreszcie dzięki aplikacji Microsoft Viva Goals masz możliwość monitorowania celów i kluczowych wyników organizacji. Dzięki temu wiesz, czy działania podejmowane przez użytkowników zbliżają cię do realizacji głównych założeń przedsiębiorstwa.

Sprawdź ten wpis na blogu: Zalety korzystania z Microsoft 365 w małych i średnich przedsiębiorstwach.

Sięgnij po Microsoft Planner, wydajniej realizuj swoje cele i oszczędzaj czas

Nieważne czy jesteś częścią kilkuosobowego zespołu, czy zarządzasz projektami w wielu firmach jednocześnie, za pomocą Microsoft Planner szybciej i lepiej osiągniesz założone rezultaty. Program skutecznie optymalizuje współpracę, usprawnia komunikację i pozwala na wykonanie naprawdę wielu operacji istotnych z punktu widzenia planowania biznesowego. Zwiększ produktywność firmy, decydując się na subskrypcję lub zakup jednorazowy.