Microsoft 365 vs Google Workspace - co wybrać?

Nikogo pewnie nie zdziwi fakt, że mniejsze firmy (ale nie tylko!) coraz częściej dostrzegają alternatywę dla klasycznego pakietu Microsoft Office w postaci Google Workspace (znane kiedyś jako G Suite). Konkurencja tych dwóch firm dominujących na rynku pakietów biurowych jest dość zażarta, dzięki czemu obydwa rozwiązania cechuje bardzo wysoka jakość, choć nieco inna filozofia działania. Nie są to jednak na tyle identyczne produkty, byś musiał przy ich wyborze polegać na rzucie monetą. Sprawdźmy, pod jakimi względami są to rozwiązania do siebie bardzo podobne oraz które cechy mogą ostatecznie przyczynić się do podjęcia decyzji o wyborze jednego bądź drugiego pakietu.

Podstawowa funkcjonalność programów biurowych, czyli co łączy pakiet Google Workspace oraz Microsoft 365?

Zacznijmy od tego, co zarówno w przypadku Google, jak i Microsoft pozostaje w zasadzie takie samo. Obie usługi już na najniższym planie oferują na starcie podstawowe funkcjonalności programów biurowych pozwalające:

• Tworzyć dokumenty tekstowe: w przypadku usługi Google Workspace funkcje tą pełni Google Docs, podczas gdy w Microsoft 365 do tego celu wykorzystuje się klasyczną aplikację Word.
• Pracować na tabelach i zestawieniach: wyspecjalizowanym narzędziem w kwestii tabelek jest oczywiście nieśmiertelny Excel. Klienci usługi Google z kolei mogą pracować na aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych o nazwie Sheet.
• Projektować prezentacje: PowerPointa oraz jego podstawowych możliwości raczej nie trzeba przedstawiać nikomu. Alternatywne rozwiązanie od Google Workspace nosi nazwę Slide.
• Tworzyć ankiety: Google Workspace i Microsoft 365 wyposażone są też w narzędzie umożliwiające tworzenie ankiet w wersji online.

Możliwości, jakie oferują programy od obu firm, są bardzo zbliżone, a wszelkie różnice charakteryzujące te aplikacje biurowe można uznać za raczej kosmetyczne lub najczęściej rzadko wykorzystywane (jak zaawansowane formatowanie tekstu w Wordzie). Więcej różnic znajdziemy w przypadku pozostałych aplikacji stanowiących część pakietów Google Workspace oraz Microsoft 365.

Google Meet oraz inne aplikacje Google

Które z aplikacji Google mają unikatowe możliwości w stosunku do konkurencji z Microsoftu? Decydując się na Google Workspace dla Twojej firmy otrzymujesz:

• Calendar: proste w obsłudze narzędzie do planowania zdarzeń, spotkań i innych aktywności.
• Formularze: niewymagające wielkiego doświadczenia rozwiązanie do tworzenia ankiet i formularzy do wykorzystania w firmie.
• Google Sites: funkcje usługi Sites umożliwiają tworzenie oraz konfigurowanie na komputerze bądź wyposażonym w Androida telefonie stron internetowych.
• Google Keep: jednym kliknięciem twórz notatki tekstowe bądź głosowe.
• Google Chat: wygodne wsparcie w komunikacji wewnątrz firmowej.
• Google Meet: aplikacja do organizowania spotkań wideo online.

To tyle w kwestii dodatkowych aplikacji dostępnych z poziomu usługi Google Workspace. Co oferuje konkurencja?

Microsoft 365 czy Workspace: unikatowe aplikacje Microsoftu

Jeżeli chodzi o możliwości, jakie oferuje pakiet Microsoft 365 to nie da się ukryć, że są one trochę większe (oczywiście, jeżeli zdecydujesz się na jedną z bardziej zaawansowanych wersji usługi, czyli np. Microsoft 365 Business Standard czy Business Premium). Dla użytkownika takiego wariantu dostępny może być:

• Microsoft Publisher: projektowanie drukowanych publikacji do użytku wewnątrz firmowego oraz dla klientów.
• Microsoft Access: tworzenie baz danych przy pomocy gotowych szablonów — dzięki temu nie jest niezbędna znajomość języków programowania.
• Microsoft Booking: swoisty odpowiednik Google Calendar, wyposażony jednak w szerszy zakres funkcji takich jak np. rezerwacje online.
• Microsoft Exchange: usługa hostowania poczty e-mail, umożliwiająca korzystanie z firmowej poczty z poziomu przeglądarkis
• Microsoft Sharepoint: wyjątkowo rozbudowane narzędzie dedykowane szczególnie większym firmom. Służy do zwiększania produktywności poprzez ułatwianie współpracy pomiędzy zespołami oraz w ich wnętrzu.
• Microsoft Azure: kolejne zaawansowane narzędzie. Azure umożliwia przetwarzanie oraz składowanie danych w chmurze.
• Microsoft Intune: ostatnia z zaawansowanych aplikacji. Z tego rozwiązania skorzystasz do zarządzania zdalnego stacjami roboczymi czy aplikacjami.

W kwestii rozwiązań przydatnych dla dużych firm Microsoft 365 zdecydowanie wyprzedza swoją konkurencje Google. Sprawdźmy, jak wyglądają różnice na innych istotnych obszarach.

Więcej miejsca na Dysku Google czy w OneDrive?

Jedną z większych przewag pakietu Microsoftu nad Google jest większa bazowa ilość dostępnej przestrzeni — startowe 100 gigabajtów w OneDrive w porównaniu do 30 GB w Google Workspace na Dysku Google to dość znaczna różnica. Microsoft 365 jest też lepiej przystosowane pod względem dużych spotkań online: nie tylko już w swojej podstawowej wersji Microsoft 365 pozwala na spotkania w Teams z udziałem nawet 300 osób, ale i też ma zintegrowane wszystkie najistotniejsze funkcje oferowane przez stanowiące część pakietu aplikacje.

Pewną zaletą Microsoft 365 może być też możliwość instalacji programów na komputerze czy laptopie, a nie tylko korzystania z nich z poziomu przeglądarki. Dzięki temu można korzystać z nich nawet bez braku dostępu do internetu w razie awarii. Natomiast w przypadku awarii nie internetu, a samego oprogramowania, Microsoft oferuje wsparcie techniczne gotowe służyć pomocą 24 godziny na dobę.

Microsoft 365 z naszej oferty:

Microsoft

Microsoft 365 Personal

Microsoft

Microsoft 365 Family

Microsoft

Microsoft 365 Business Standard

Do wad Microsoft 365 można na pewno zaliczyć wyższy “poziom trudności” dla mniej zaawansowanych użytkowników. Ilość dostępnych opcji może też nieco utrudniać korzystanie z nich niewprawionym użytkownikom. Nie da się też ukryć, że dość uciążliwy jest brak możliwości rozpoczęcia czatu bądź rozmowy video z poziomu konta użytkownika Outlooka, co może szczególnie irytować osoby przyzwyczajone do wykonywania takich działań bezpośrednio przez konto Gmail dzięki Google Meet.

Inny problem w przypadku platform Microsoftu jest to, że programy są dostosowane przede wszystkim pod komputer z systemem Windows. Podstawowe funkcje pozwalające np. edytować dokumenty są dostępne na mobilnych urządzeniach z systemami Android oraz iOS, ale bardziej zaawansowane programy wymagają uruchomienia z systemu Windows. By skorzystać z mobilnych funkcji Microsoft 365, będziesz musiał wyszukać je w sklepie Google Play.

Google Workspace: biurowe aplikacje w chmurze

Podstawową zaletą Google Workspace jest to, że nawet plany z “najniższego poziomu” (Business Basic) oferują już na starcie dostęp do wszystkich aplikacji. Droższy pakiet taki jak Business Plus czy Business Premium to rozwiązanie dla klientów, potrzebujących dodatkowe udogodnienia takie jak np. nielimitowaną przestrzeń na Dysku Google. Microsoft natomiast zamyka dostęp do rozwiązań takich jak Sharepoint dla użytkowników niekorzystających z droższych wersji.

Google Workspace jest bardziej elastyczny i przyjazny dla użytkownika — wynika to nie tylko z nieco przejrzystego interfejsu, ale i też opcji zintegrowania zewnętrznych aplikacji, pochodzących np. ze sklepu Google. Firmy operujące na międzynarodowym poletku z pewnością docenią też opcję automatycznego tłumaczenia wszystkich treści — Googlowemu tłumaczowi jeszcze trochę brakuje do perfekcji, niemniej można dzięki niemu z grubsza zrozumieć np. o co chodzi potencjalnemu klientowi z zagranicy.

Podobnie jak w przypadku Microsoft 365, sporą zaletą też jest wsparcie techniczne oferowane przez specjalistów z Google 24 godziny na dobę. Warto mieć na uwadze, że w związku z tym, że wszystkie działania na Google Workspace przeprowadzane są w ramach platformy działającej w internecie w chmurze, masz większą swobodę co do miejsc, w których skorzystasz z aplikacji. Microsoft 365 jest opracowany przede wszystkim z myślą o komputerach z systemem Windows, dlatego też lepsze przystosowanie Google Workspace pod urządzenia mobilne oraz do pracy zdalnej może dla wielu być cennym atutem.

Główne wady Workspace wymienione już zostały przy okazji zalet Microsoft 365: mamy na myśli mniejszą pojemność skrzynki internetowej Gmaila (w przypadku podstawowych planów) oraz ilość uczestników spotkań online. Bardziej wymagających użytkowników może martwić też brak jakichkolwiek narzędzi do obróbki graficznej. Natomiast konieczność ciągłego podłączenia do sieci wspominamy raczej dla formalności: brak internetu może być teoretycznie zagrożeniem dla produktywności, w rzeczywistości jednak do takich zdarzeń nie dochodzi zbyt często, zwłaszcza w przypadku większych firm.

Aplikacje tylko w chmurze czy praca na komputerach?

Jak więc w ostatecznym rozrachunku prezentują się obydwie usługi? Microsoft 365 to raczej lepsze rozwiązanie dla dużych firm, wyposażonych w komputery z systemem Windows. Dla takich przedsiębiorstw na pewno bardziej okażą się przydatne aplikacje umożliwiające projektowanie materiałów do druku czy tworzenie baz danych. Workspace natomiast lepiej sprawdzi się w przypadku mniejszych przedsiębiorstw oraz użytkowników indywidualnych, preferujących pracować poprzez nie tylko komputer, ale i też wykorzystując aplikacje mobilne i internet do działania w chmurze.

Lekkość Google Workspace będzie tutaj atutem, a brak bardziej złożonych funkcji typu SharePoint nie będzie raczej nikomu przeszkadzał. Osobnym tematem pozostaje jedynie kwestia przyzwyczajeń użytkowników - Microsoft ma niezachwianą pozycję na rynku oprogramowania biurowego, a każdy pracujący przy komputerze kiedyś korzystał z Worda czy PowerPointa - to argumenty, na które usługi Google nie mają odpowiedzi.

Microsoft

Microsoft 365

Google

Google Workspace

Magazyn w chmurze

Business standard - 1 TB przestrzeni dyskowej w OneDrive
50 GB miejsca na pocztę e-mail

Business Starter – 30 GB na użytkownika
Standard biznesowy – 2 TB na użytkownika
Biznes Plus – 5 TB na użytkownika

Aplikacje biznesowe

Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams, Outlook, Exchange, SharePoint

Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Keep, Witryny, Dysk Google, Kalendarz, Meet, Gmail, Czat

Współpraca i komunikacja

Obsługuje jednoczesną edycję wielu użytkowników

Obsługuje edycję na żywo dla wielu użytkowników

Obsługuje spotkań online

Obsługuje spotkania online i rozmowy wideo dla maksymalnie 300 osób

Google Meet obsługuje do 250 uczestników (w zależności od planu) konferencji wideo i głosowych

Szyfrowanie danych

Zapobieganie utracie danych

Wbudowane wykrywanie spamu, złośliwego oprogramowania i nietypowej aktywności

Gwarancja sprawności finansowej na poziomie 99,9%.

Dodatkowe zabezpieczenia

Uwierzytelnianie wieloskładnikowe

Weryfikacja dwuetapowa

Wsparcie użytkowników

Całodobowe wsparcie telefoniczne i online

Wsparcie standardowe (płatne uaktualnienie do wsparcia rozszerzonego)